PORQUE ES IMPORTANTE EL ENTRENAMIENTO Y LA CAPACITACION EN UNA ORGANIZACION
La palabra
entrenamiento tiene muchos significados y aplicaciones. Muchos autores se
refieren a un área genérica denominada desarrollo a la cual dividen en
educación y entrenamiento.
El Entrenamiento
significa la preparación de la persona para el cargo, en tanto que el propósito
de la educación es preparar a la/ las personas para enfrentar el ambiente
dentro o fuera de su trabajo.
CONCEPTOS Y TIPOS DE EDUCACION
Educación es toda
influencia que el ser humano recibe del ambiente social durante su existencia
para adaptarse a las normas y los valores sociales vigentes y aceptados.
La educación
profesional, institucionalizada o no prepara al hombre para la vida
profesional. Comprende tres (3) etapas interdependientes pero perfectamente
diferenciadas.
1.
Formación Profesional. Prepara al
hombre para ejercer una profesión
2.
Perfeccionamiento o Desarrollo
Profesional. Perfecciona al hombre para una carrera dentro de una profesión.
3.
Entrenamiento. Adapta al
hombre para cumplir un cargo o una función dentro de una organización.
ENTRENAMIENTO
El entrenamiento
es el acto intencional de proporcionas los medios para posibilitar el
aprendizaje. El entrenamiento debe tratar de orientar tales experiencias de
aprendizaje hacia lo positivo y benéfico y complementarlas y reforzarlas con
actividades planeadas para que los individuos en todos los niveles de la
empresa puedan adquirir conocimientos con mayor rapidez y desarrollar aquellas
actitudes y habilidades que los beneficiaran a si mismos y a su empresa.
El proceso de
entrenamiento se parece a un modelo de sistema abierto cuyos componentes son:
. Entradas (o sea inputs)
. Procesamiento u operación
. Salidas (o sea los outputs)
, Retroalimentación (o sea el feedback)
En términos
amplios el entrenamiento implica un proceso compuesto de cuatro etapas a saber:
1.
Inventario de necesidades de
entrenamiento (diagnostico)
2.
Programación del entrenamiento
para atender las necesidades.
3.
Implementación y ejecución.
4.
Evaluación de resultados
Inventario de necesidades de
entrenamiento
La primera etapa
del entrenamiento; corresponde al diagnostico preliminar de lo que debe
hacerse. El inventario de necesidades puede efectuarse en tres niveles de
análisis:
1.
Análisis de la organización
total: sistema organizacional
2.
Análisis de los recursos
humanos: sistema de entrenamiento
3.
Análisis de las operaciones y
tareas: sistema de adquisición de habilidades
ANÁLISIS
ORGANIZACIONAL COMO INVENTARIO DE NECESIDADES DE ENTRENAMIENTO:
SISTEMA
ORGANIZACIONAL
El análisis organizacional no solo implica el estudio de la empresa
como un todo – su misión, sus objetivos, sus recursos, la distribución de estos
recursos para la consecución de estos objetivos – sino también del ambiente
socioeconómico y tecnológico en el cual está situada la organización.
El
análisis organizacional consiste en “determinar en donde deberá hacer énfasis
el entrenamiento”.
Los
objetivos de entrenamiento deben estar bastante ligados a las necesidades de la
organización. El entrenamiento interactúa profundamente con la cultura
organizacional.
El
entrenamiento se desarrolla de acuerdo con las necesidades de la organización.
A medida que la organización crece, sus necesidades cambian y por consiguiente,
el entrenamiento deberá responder a las nuevas necesidades. Las necesidades de
entrenamiento deben inventariarse, determinarse e investigarse con cierta
periodicidad para establecer, a partir de ellas, los programas adecuados para
satisfacerlas de manera conveniente.
ANÁLISIS
DE LOS RECURSOS HUMANOS COMO INVENTARIO DE NECESIDADES DE ENTRENAMIENTO:
SISTEMA DE ENTRENAMIENTO
El
análisis de los recursos humanos procura verificar si los recursos humanos son
suficientes cuantitativa y cualitativamente, para llevar a cabo las actividades
actuales y futuras de la organización. Aquí se trata del análisis de la fuerza
laboral: el funcionamiento organizacional presupone que los empleados poseen
las habilidades, los conocimientos y las actitudes deseados por la
organización.
ANÁLISIS
DE LAS OPERACIONES Y TAREAS: SISTEMA DE ADQUISIÓN DE HABILIDADES
Nivel
de enfoque más limitado que el inventario de necesidades de entrenamiento,
puesto que se efectúa el análisis del cargo, teniendo como base los requisitos
que el cargo exige a su ocupante. Además de la organización y de las personas
el entrenamiento debe tener en cuenta también los cargos para los cuales las
personas deben ser entrenadas. El análisis de los cargos sirve para determinar
los tipos de habilidades, conocimientos, actitudes y comportamientos, y las
características de personalidad exigidas para el desarrollo de los cargos.
En
otras palabras, una necesidad de entrenamiento en el cargo es una diferencia
entre los requisitos exigidos por el cargo y las habilidades actuales del
ocupante del cargo.
Requisitos exigidos - Habilidades actuales = Necesidad de entrenamiento
por el cargo
del ocupante del cargo
El análisis de operaciones permite la preparación del entrenamiento
para cada cargo por separado con el fin de que el ocupante adquiera las
habilidades necesarias para desempeñarlo.
MEDIOS PARA INVENTARIAR NECESIDADES DE
ENTRENAMIENTO
El
inventario de necesidades de entrenamiento es una responsabilidad de línea y
una función de staff. Corresponde al administrador de línea la responsabilidad
de detectar los problemas provocados por la carencia de entrenamiento.
Los
principales medios utilizados para efectuar en inventario de necesidades de
entrenamiento son:
1.
Evaluación del desempeño: permite descubrir a los empleados que ejecutan sus tareas por debajo de
un nivel satisfactorio y también facilitan una atención inmediata de los
responsables del entrenamiento.
2.
Observación: verificar donde hay evidencia de trabajo ineficiente.
3.
Cuestionarios: investigación mediante estos de donde hay necesidades de entrenamiento.
4.
Solicitud de supervisores y
gerentes: son éstos los que solicitan entrenamiento
para su personal.
5.
Entrevistas con supervisores y
gerentes: entrevistas con éstos para analizar
problemas que son solucionables mediante entrenamiento.
6.
Reuniones interdepartamentales
7.
Examen de empleados: evaluación de los resultados de estos últimos.
8.
Modificación del trabajo: cuando se introduzcan modificaciones en las rutinas de trabajo es
necesario previamente dar entrenamiento a los que los van a ejecutar.
9.
Entrevista de salida: cuando se produce el retiro de algún subordinado es el momento ideal
para conocer la opinión sincera sobre la empresa y las razones que motivaron su salida.
10. Análisis de cargos: cuadro de las tareas que
debe cumplir el ocupante del mismo y de las habilidades que debe poseer.
11. Informes periódicos de la empresa o del área de producción: éstos informes muestran las deficiencias observadas y que surgen como
consecuencia de la falta de entrenamiento.
Indicadores de necesidades de
entrenamiento
1.
Indicadores a priori: eventos que si ocurrieran proporcionarían necesidades futuras de
entrenamiento fácilmente previsibles, por ejemplo, expansión de la empresa,
reducción del número de empleados, ausencias, licencias y vacaciones del
personal, expansión de los servicios, modernización de la producción y de la
comercialización en la empresa.
2.
Indicadores a posteriori: surgen por problemas provocados por necesidades de entrenamientos no
atendidas. Están relacionados con la producción o con el personal.
Dentro de los
problemas de producción encontramos: calidad inadecuada, baja productividad,
averías frecuentes, exceso de errores, elevado número de accidentes, poca
versatilidad de los empleados, mal aprovechamiento del espacio disponible.
Dentro de los
problemas de personal encontramos: relaciones deficientes entre el personal,
excesivo número de quejas, falta de cooperación, ausencias, errores en la
ejecución de órdenes.
PLANEACIÓN DEL ENTRENAMIENTO
Una
vez que se han inventariado y determinado las necesidades de entrenamiento se
procede a la programación del mismo en forma sistematizada y fundamentada.
Partiendo desde cual es la necesidad hasta llegar a quien va a impartir el
entrenamiento.
El
inventario de necesidades de entrenamiento debe suministrar la siguiente
información para diseñar el programa de entrenamiento.
¿Qué
debe enseñarse? ¿Quién debe aprender? ¿Cuándo debe enseñarse? ¿Dónde debe
enseñarse? ¿Cómo debe enseñarse? ¿Quién debe enseñar?
Planeación del entrenamiento
El programa de entrenamiento exige una planeación que incluya aspectos
tales como:
-
Enfoque de una necesidad
específica
-
Objetivo de entrenamiento
-
División del trabajo por
desarrollar
-
Determinación del contenido
-
Elección de los métodos de
entrenamiento
-
Definición de los recursos
necesarios
-
Definición de la población
objetivo
-
Lugar donde se efectuará el
entrenamiento
-
Época o periodicidad para efectuar
el entrenamiento
-
Cálculo de la relación costo
beneficio del programa de entrenamiento
-
Control y evaluación de los
resultados
Tecnología educativa de entrenamiento
Técnicas que va a utilizarse en el programa de entrenamiento con el fin
de optimizar el aprendizaje, es decir, alcanzar el mayor volúmen de aprendizaje
con la menor inversión de tiempo, esfuerzo y dinero.
Las
técnicas de entrenamiento pueden clasificarse en cuanto a uso, tiempo y lugar
de aplicación.
Técnicas de entrenamiento en cuanto al
uso
1.
Técnicas de entrenamiento
orientadas al contenido: diseñadas para la transmisión
de conocimientos o de información.
2.
Técnicas de entrenamiento
orientadas al proceso: diseñadas para cambiar
actitudes, desarrollar conciencia, acerca de sí mismo y de los demás y
desarrollar habilidades interpersonales.
3.
Técnicas mixtas de
entrenamiento: no solo se emplean para transmitir
información sino también para cambiar actitudes y comportamientos. Entre las
técnicas mixtas sobresales las conferencias, los estudios de casos, las
simulaciones y juegos.
Técnicas de entrenamiento en cuanto al
tiempo
1.
Técnicas aplicadas antes del
ingreso al trabajo: entrenamiento de inducción o de
integración a la empresa. Busca la adaptación y la ambientación inicial del
nuevo empleado a la empresa y al ambiente social y físico donde va a trabajar.
Normalmente este
entrenamiento incluye nociones que van desde la empresa, el producto o servicio
que produce, el contrato de trabajo, las actividades y los beneficios sociales,
normas y reglamentos internos, ejercicios de supervisión, relaciones del cargo
con otros y descripción detallada del cargo.
2.
Técnicas aplicadas después del
ingreso al trabajo: el entrenamiento podrá llevarse a
cabo en el lugar o sitio de trabajo o fuera de él.
Técnicas de entrenamiento en cuanto al
lugar de aplicación
1.
Entrenamiento en el lugar de
trabajo: constituye la forma más común de transmitir
las enseñanzas a los empleados.
2.
Entrenamiento fuera del lugar
de trabajo: en general son complementarios del entrenamiento
prestado en el lugar donde se presta servicio.
Son sus
características: aulas de exposición, películas, diapositivas y videos, estudio
de casos, discusión en grupos, dramatización, simulación y juegos, instrucción
programada
Qué es y para qué sirve la evaluación del
desempeño
Es
importante resaltar que se trata de un proceso sistemático y periódico. Se
establece de ante mano lo que se va a evaluar y de qué manera se va a realizar
y se limita a un periodo de tiempo, que normalmente es anual o semestral. Al
sistematizar la evaluación se establecen unas normas estándar para todos los
evaluadores de forma que disminuye el riesgo de que la evaluación esté influida
por los prejuicios y las percepciones personales de éstos.
La
evaluación se tiene que basar en actividades que afectan al éxito de la
organización, no a características de la persona que no tienen que ver con su
rendimiento como son la edad, el sexo o la antigüedad en la organización.
Para
algunos autores (Gómez Mejía) habría que distinguir entre desempeño y rendimiento
.Mientras que el rendimiento se refiere al resultado final del trabajo, el
desempeño contempla también el proceso o la manera de hacer el trabajo.
Puchol
(2003) describe la Evaluación del Desempeño (EDD) como un procedimiento
continuo, sistemático, orgánico y en cascada, de expresión de juicios acerca
del personal de una empresa, en relación con su trabajo habitual, que pretende
sustituir a los juicios ocasionales y formulados de
acuerdo
con los más variados criterios. La evaluación tiene una óptica histórica (hacia
atrás) y prospectiva (hacia delante), y pretende integrar en mayor grado los
objetivos organizacionales con los individuales.
Según
este autor, la evaluación se produce de forma vertical, cada persona es
evaluada por su jefe inmediato y éste, a su vez, es evaluado por un jefe de un
nivel superior. De esta forma, el máximo responsable (director) sería sólo
evaluador y en el nivel más bajo, las personas serían evaluadas pero no serían
evaluadores.
Pereda
y Berrocal incluyen dentro del concepto de rendimiento cuatro aspectos:
Cantidad
y calidad de los servicios producidos por el trabajador.
Forma
de comportarse en su puesto de trabajo.
Medios
que utiliza el trabajador.
Integración con los valores, cultura y objetivos de la
organización.
Algunos
trabajadores y evaluadores creen que la evaluación se realiza con el objetivo
de premiar o castigar el desempeño y tienden a considerarlo como un examen o un
juicio. No es extraño que piensen así, ya que la evaluación se ha utilizado en
muchas ocasiones de forma automática para toma decisiones sobre la retribución
y promoción de los trabajadores. Sin embargo, su objetivo es más amplio. Lo que
pretende es identificar los aspectos que necesitan ser mejorados para
establecer planes de formación, reforzar sus técnicas de trabajo y gestionar el
desarrollo profesional de sus trabajadores.
Estas
ideas erróneas deben trabajarse muy bien antes de implantar un sistema de evaluación
del desempeño si no queremos que sea un rotundo fracaso. La evaluación debe
realizarse de forma constructiva, con el objetivo de mejorar. Sólo así se
conseguirá la participación activa de todos los implicados en el proceso.1
1. Tomado del libro ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS de CHAVIENATO.
Para ver presentación seguir la siguiente enlace
