BASE DE DATOS Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN

BASE DE DATOS Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN

El sistema de información gerencial (SIG) está planeado para recolectar, almacenar y divulgar información, de modo que los gerentes involucrados puedan tomar decisiones.

El SIG ocupa un lugar importante en el desempeño de los gerentes, en especial en tareas de planeación y control. El concepto de SIG se relaciona con la tecnología informática, que incluye el computador o una red de microcomputadores, además de programas específicos para procesar datos e información.

CONCEPTOS DE DATOS E INFORMACIÓN

Datos son los elementos que sirven de base para resolver problemas o formar juicios. En si mismo cada dato tiene poco valor. Sin embargo cuando son clasificados, almacenados y relacionados entre sí, los datos permiten obtener información.

La información tiene significado e intencionalidad, aspectos que la diferencian del dato.

Se denomina base de datos el conjunto de datos almacenados para emplearlos posteriormente.

BASES DE DATOS EN RR.HH.

            En el área de RR.HH. las diversas bases de datos conectadas entre sí permiten obtener y almacenar datos de distintos estratos o niveles de complejidad.

1.    Datos personales de cada empleado, que forman un registro de personal.

2.    Datos sobre los ocupantes de cada cargo, que forman un registro de cargos.

3.    Datos acerca de los empleados de cada sección, departamento o división, que forman un registro de los mismos.

4.    Datos sobre los salarios e incentivos salariales, que forman un registro de remuneración.

5.    Datos acerca de los beneficios y servicios sociales, que forman un registro de beneficios.

6.    Datos sobre los candidatos (registro de candidatos), sobre cursos y actividades de entrenamiento (registro de entrenamiento), etc.

PROCESAMIENTO DE DATOS

El procesamiento de datos es la actividad de acumular, agrupar y mezclar datos para transformarlos en información u obtener otra información, o la misma información bajo otra forma, para alcanzar alguna finalidad u objetivo.

El procesamiento de datos puede ser:

1.     Manual: se efectúa manualmente con fichas, talonarios, tarjetas, etc. con ayuda de máquina de escribir o de calcular.

2.     Semi-automático: se utilizan máquinas de contabilidad. El operador introduce fichas o tarjetas y después la máquina realiza numerosas operaciones consecutivas ya programas sin la intervención del operador.

3.     Automático: en general es realizado mediante computadoras.

El sistema de procesamiento de datos requiere de entradas (datos) para suministras salidas (información).

El procesamiento de datos en sí incluye clasificación, almacenamiento, recuperación y tratamiento de los datos. Así como la información consiguiente para ponerla a disposición de quienes la necesitan y requieren en el momento oportuno (diaria, semanal, mensual, trimestral o anualmente), o sea en tiempo real.

SISTEMA DE INFORMACIÓN GENERAL (SIG)

El sistema de procesamiento de datos tiene objetivos que varían de una organización a otras.

-         Información

-         Procesamiento

-         Objetivos

La información puede provenir del ambiente externo (fuera de la organización, por ejemplo, mercado de trabajo, competidores, proveedores, etc) o del ambiente interno (dentro de la organización, por ejemplo, organigrama de cargos y salarios respectivos en la organización, personas que trabajan en ella, etc.).

Los antiguos sistemas tradicionales de información constituyen sistemas cerrados.

           

SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE RR.HH.

El punto de partida de un sistema de información de RR.HH. es la base de datos. El objetivo final de un sistema de información de RR.HH. es suministrar a las jefaturas información acerca del personal.

El montaje de un sistema de información de RR.HH. requiere análisis y evaluación de la organización o de sus subsistemas y de sus respectivas necesidades de información.

PLANEACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE RR.HH.

            Un sistema de información de RR.HH. utiliza como fuentes de datos elementos suministrados por:

-         Bases de datos

-         Reclutamiento y selección de personal

-         Entrenamiento y desarrollo de personal

-         Evaluación del desempeño

-         Administración de salarios

-         Registro y control de personal (ausencias, atrasos, disciplina, etc.)

-         Estadísticas de personal

-         Higiene y seguridad

-         Jefaturas respectivas, etc.

PRINCIPALES APLICACIONES DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE RR.HH.

Entre sus múltiples aplicaciones tradicionales estudiaremos la jornada de trabajo y la disciplina.

Jornada de trabajo

           

            Total de horas diarias, semanales o mensuales que cada empleado de trabajar para cumplir su contrato individual y satisfacer la convención colectiva. Tiene relación con todas las características propias de la jornada de trabajo.

            Sistemas rígidos y el establecimiento de programas flexibles; dentro de estos últimos tenemos:

-         Semana de trabajo reducida: las cuarenta horas de trabajo se ejecutan solo en 4 días.

-         Horario flexible de trabajo: el trabajo se realiza en un proceso ajustable de horas diarias.

-         Trabajo compartido: dos o más personas comparten u ocupan un cargo.

-         Trabajo a distancia: el trabajo se realiza en casa para un empleador externo.

-         Trabajo parcial: el trabajo es regular pero no de tiempo completo. Se ejecuta en menos de cuarenta horas.

Disciplina

            El término disciplina se refiere a la condición que obliga a las personas a comportarse de modo aceptable según las reglas de uso común y procedimientos de la organización. Esto se denomina autodisciplina o autocontrol. Las personas adaptan su comportamiento a las reglas de la organización en tanto que esta monitorea las metas y la consecución de los objetivos.

            Lo ideal es que la organizaciones negocien con sus miembros los estándares de comportamiento que deben seguir.

            Algunas personas no aceptan la responsabilidad mediante la autodisciplina ni las normas de comportamiento responsable. Estas personas requieren algún grado de acción disciplinaria externa, con frecuencia denominada castigo.

Factores relacionados con la disciplina

           

            Cuando se habla de disciplina los principales factores que deben considerarse son:

1.     Gravedad del problema.

2.     Duración del problema.

3.     Frecuencia y naturaleza del problema.

4.     Factores condicionantes.

5.     Grado de socialización.

6.     Historia de las prácticas disciplinarias de la organización.

7.     Apoyo gerencial.

Líneas rectoras de la disciplina

            En la acción disciplinaria deben seguirse tres líneas fundamentales:

1.     La acción preventiva debe preferirse a la acción punitiva: el objetivo de la acción disciplinaria debe apuntar a corregir el comportamiento indeseable del empleado y no simplemente a castigarlo. La acción correctiva se dirige al desempeño futuro en tanto que la acción punitiva está relacionada con el pasado.

2.     La acción disciplinaria debe ser progresiva: debe seguir una escala que va desde el llamado de atención verbal hasta el despido del empleado.

3.     La acción disciplinaria debe ser inmediata, coherente, impersonal e informativa

4.     El proceso disciplinario esta saliendo de manera gradual de la órbita de la A R H (adm. de RR.HH.) para recaer en los gerentes y sus equipos. Esto último conduce a que el órgano de A R H sea cada vez más consultor y cada vez menos ejecutor y burócrata.