sábado, 1 de septiembre de 2012

PORQUE ES IMPORTANTE EL ENTRENAMIENTO Y LA CAPACITACION EN UNA ORGANIZACION

PORQUE ES IMPORTANTE EL ENTRENAMIENTO Y LA CAPACITACION EN UNA ORGANIZACION

 La palabra entrenamiento tiene muchos significados y aplicaciones. Muchos autores se refieren a un área genérica denominada desarrollo a la cual dividen en educación y entrenamiento.

El Entrenamiento significa la preparación de la persona para el cargo, en tanto que el propósito de la educación es preparar a la/ las personas para enfrentar el ambiente dentro o fuera de su trabajo.

CONCEPTOS Y TIPOS DE EDUCACION

 

Educación es toda influencia que el ser humano recibe del ambiente social durante su existencia para adaptarse a las normas y los valores sociales vigentes y aceptados.
La educación profesional, institucionalizada o no prepara al hombre para la vida profesional. Comprende tres (3) etapas interdependientes pero perfectamente diferenciadas.
1.     Formación Profesional. Prepara al hombre para ejercer una profesión
2.     Perfeccionamiento o Desarrollo Profesional. Perfecciona al hombre para una carrera dentro de una profesión.
3.     Entrenamiento. Adapta al hombre para cumplir un cargo o una función dentro de una organización.

ENTRENAMIENTO        

 El entrenamiento es un proceso educativo a corto plazo, aplicado de manera sistemática y organizada, mediante el cual las personas aprenden conocimientos, actitudes y habilidades, en función de objetivos definidos. El entrenamiento implica la transmisión de conocimientos específicos relativos al trabajo, actitudes frente a aspectos de la organización, de las tareas y del ambiente y desarrollo de habilidades.

CICLO DE ENTRENAMIENTO                                    

El entrenamiento es el acto intencional de proporcionas los medios para posibilitar el aprendizaje. El entrenamiento debe tratar de orientar tales experiencias de aprendizaje hacia lo positivo y benéfico y complementarlas y reforzarlas con actividades planeadas para que los individuos en todos los niveles de la empresa puedan adquirir conocimientos con mayor rapidez y desarrollar aquellas actitudes y habilidades que los beneficiaran a si mismos y a su empresa.

El proceso de entrenamiento se parece a un modelo de sistema abierto cuyos componentes son:

 

. Entradas (o sea inputs)
. Procesamiento u operación
. Salidas (o sea los outputs)
, Retroalimentación (o sea el feedback)
En términos amplios el entrenamiento implica un proceso compuesto de cuatro etapas a saber:
1.     Inventario de necesidades de entrenamiento (diagnostico)
2.     Programación del entrenamiento para atender las necesidades.
3.     Implementación y ejecución.
4.     Evaluación de resultados

Inventario de necesidades de entrenamiento

La primera etapa del entrenamiento; corresponde al diagnostico preliminar de lo que debe hacerse. El inventario de necesidades puede efectuarse en tres niveles de análisis:
1.     Análisis de la organización total:  sistema organizacional
2.     Análisis de los recursos humanos: sistema de entrenamiento
3.     Análisis de las operaciones y tareas: sistema de adquisición de habilidades

 

ANÁLISIS ORGANIZACIONAL COMO INVENTARIO DE NECESIDADES DE ENTRENAMIENTO:

SISTEMA ORGANIZACIONAL

           
            El análisis organizacional no solo implica el estudio de la empresa como un todo – su misión, sus objetivos, sus recursos, la distribución de estos recursos para la consecución de estos objetivos – sino también del ambiente socioeconómico y tecnológico en el cual está situada la organización.
            El análisis organizacional consiste en “determinar en donde deberá hacer énfasis el entrenamiento”.
            Los objetivos de entrenamiento deben estar bastante ligados a las necesidades de la organización. El entrenamiento interactúa profundamente con la cultura organizacional.
            El entrenamiento se desarrolla de acuerdo con las necesidades de la organización. A medida que la organización crece, sus necesidades cambian y por consiguiente, el entrenamiento deberá responder a las nuevas necesidades. Las necesidades de entrenamiento deben inventariarse, determinarse e investigarse con cierta periodicidad para establecer, a partir de ellas, los programas adecuados para satisfacerlas de manera conveniente. 

ANÁLISIS DE LOS RECURSOS HUMANOS COMO INVENTARIO DE NECESIDADES DE ENTRENAMIENTO: SISTEMA DE ENTRENAMIENTO

El análisis de los recursos humanos procura verificar si los recursos humanos son suficientes cuantitativa y cualitativamente, para llevar a cabo las actividades actuales y futuras de la organización. Aquí se trata del análisis de la fuerza laboral: el funcionamiento organizacional presupone que los empleados poseen las habilidades, los conocimientos y las actitudes deseados por la organización.

ANÁLISIS DE LAS OPERACIONES Y TAREAS: SISTEMA DE ADQUISIÓN DE HABILIDADES

 Nivel de enfoque más limitado que el inventario de necesidades de entrenamiento, puesto que se efectúa el análisis del cargo, teniendo como base los requisitos que el cargo exige a su ocupante. Además de la organización y de las personas el entrenamiento debe tener en cuenta también los cargos para los cuales las personas deben ser entrenadas. El análisis de los cargos sirve para determinar los tipos de habilidades, conocimientos, actitudes y comportamientos, y las características de personalidad exigidas para el desarrollo de los cargos.
            En otras palabras, una necesidad de entrenamiento en el cargo es una diferencia entre los requisitos exigidos por el cargo y las habilidades actuales del ocupante del cargo.
Requisitos exigidos         -        Habilidades actuales            =         Necesidad de entrenamiento
    por el cargo                         del ocupante del cargo
            El análisis de operaciones permite la preparación del entrenamiento para cada cargo por separado con el fin de que el ocupante adquiera las habilidades necesarias para desempeñarlo.

MEDIOS PARA INVENTARIAR NECESIDADES DE ENTRENAMIENTO

            El inventario de necesidades de entrenamiento es una responsabilidad de línea y una función de staff. Corresponde al administrador de línea la responsabilidad de detectar los problemas provocados por la carencia de entrenamiento.
            Los principales medios utilizados para efectuar en inventario de necesidades de entrenamiento son:
1.     Evaluación del desempeño: permite descubrir a los empleados que ejecutan sus tareas por debajo de un nivel satisfactorio y también facilitan una atención inmediata de los responsables del entrenamiento.
2.     Observación: verificar donde hay evidencia de trabajo ineficiente.
3.     Cuestionarios: investigación mediante estos de donde hay necesidades de entrenamiento.
4.     Solicitud de supervisores y gerentes: son éstos los que solicitan entrenamiento para su personal.
5.     Entrevistas con supervisores y gerentes: entrevistas con éstos para analizar problemas que son solucionables mediante entrenamiento.
6.     Reuniones interdepartamentales
7.     Examen de empleados: evaluación de los resultados de estos últimos.
8.     Modificación del trabajo: cuando se introduzcan modificaciones en las rutinas de trabajo es necesario previamente dar entrenamiento a los que los van a ejecutar.
9.     Entrevista de salida: cuando se produce el retiro de algún subordinado es el momento ideal para conocer la opinión sincera sobre la empresa  y las razones que motivaron su salida.
10.  Análisis de cargos: cuadro de las tareas que debe cumplir el ocupante del mismo y de las habilidades que debe poseer.
11.  Informes periódicos de la empresa o del área de producción: éstos informes muestran las deficiencias observadas y que surgen como consecuencia de la falta de entrenamiento.

Indicadores de necesidades de entrenamiento

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1.     Indicadores a priori: eventos que si ocurrieran proporcionarían necesidades futuras de entrenamiento fácilmente previsibles, por ejemplo, expansión de la empresa, reducción del número de empleados, ausencias, licencias y vacaciones del personal, expansión de los servicios, modernización de la producción y de la comercialización en la empresa.
2.     Indicadores a posteriori: surgen por problemas provocados por necesidades de entrenamientos no atendidas. Están relacionados con la producción o con el personal.
Dentro de los problemas de producción encontramos: calidad inadecuada, baja productividad, averías frecuentes, exceso de errores, elevado número de accidentes, poca versatilidad de los empleados, mal aprovechamiento del espacio disponible.
Dentro de los problemas de personal encontramos: relaciones deficientes entre el personal, excesivo número de quejas, falta de cooperación, ausencias, errores en la ejecución de órdenes.

PLANEACIÓN DEL ENTRENAMIENTO

            Una vez que se han inventariado y determinado las necesidades de entrenamiento se procede a la programación del mismo en forma sistematizada y fundamentada. Partiendo desde cual es la necesidad hasta llegar a quien va a impartir el entrenamiento.
            El inventario de necesidades de entrenamiento debe suministrar la siguiente información para diseñar el programa de entrenamiento.
            ¿Qué debe enseñarse? ¿Quién debe aprender? ¿Cuándo debe enseñarse? ¿Dónde debe enseñarse? ¿Cómo debe enseñarse? ¿Quién debe enseñar?

Planeación del entrenamiento

            El programa de entrenamiento exige una planeación que incluya aspectos tales como:
-         Enfoque de una necesidad específica
-         Objetivo de entrenamiento
-         División del trabajo por desarrollar
-         Determinación del contenido
-         Elección de los métodos de entrenamiento
-         Definición de los recursos necesarios
-         Definición de la población objetivo
-         Lugar donde se efectuará el entrenamiento
-         Época o periodicidad para efectuar el entrenamiento
-         Cálculo de la relación costo beneficio del programa de entrenamiento
-         Control y evaluación de los resultados

Tecnología educativa de entrenamiento

            Técnicas que va a utilizarse en el programa de entrenamiento con el fin de optimizar el aprendizaje, es decir, alcanzar el mayor volúmen de aprendizaje con la menor inversión de tiempo, esfuerzo y dinero.
            Las técnicas de entrenamiento pueden clasificarse en cuanto a uso, tiempo y lugar de aplicación.

Técnicas de entrenamiento en cuanto al uso

1.     Técnicas de entrenamiento orientadas al contenido: diseñadas para la transmisión de conocimientos o de información.
2.     Técnicas de entrenamiento orientadas al proceso: diseñadas para cambiar actitudes, desarrollar conciencia, acerca de sí mismo y de los demás y desarrollar habilidades interpersonales.
3.     Técnicas mixtas de entrenamiento: no solo se emplean para transmitir información sino también para cambiar actitudes y comportamientos. Entre las técnicas mixtas sobresales las conferencias, los estudios de casos, las simulaciones y juegos.

Técnicas de entrenamiento en cuanto al tiempo

           
1.     Técnicas aplicadas antes del ingreso al trabajo: entrenamiento de inducción o de integración a la empresa. Busca la adaptación y la ambientación inicial del nuevo empleado a la empresa y al ambiente social y físico donde va a trabajar.
Normalmente este entrenamiento incluye nociones que van desde la empresa, el producto o servicio que produce, el contrato de trabajo, las actividades y los beneficios sociales, normas y reglamentos internos, ejercicios de supervisión, relaciones del cargo con otros y descripción detallada del cargo.
2.     Técnicas aplicadas después del ingreso al trabajo: el entrenamiento podrá llevarse a cabo en el lugar o sitio de trabajo o fuera de él.

Técnicas de entrenamiento en cuanto al lugar de aplicación

1.     Entrenamiento en el lugar de trabajo: constituye la forma más común de transmitir las enseñanzas a los empleados.
2.     Entrenamiento fuera del lugar de trabajo: en general son complementarios del entrenamiento prestado en el lugar donde se presta servicio.
Son sus características: aulas de exposición, películas, diapositivas y videos, estudio de casos, discusión en grupos, dramatización, simulación y juegos, instrucción programada

 Qué es y para qué sirve la evaluación del desempeño


Es importante resaltar que se trata de un proceso sistemático y periódico. Se establece de ante mano lo que se va a evaluar y de qué manera se va a realizar y se limita a un periodo de tiempo, que normalmente es anual o semestral. Al sistematizar la evaluación se establecen unas normas estándar para todos los evaluadores de forma que disminuye el riesgo de que la evaluación esté influida por los prejuicios y las percepciones personales de éstos.
La evaluación se tiene que basar en actividades que afectan al éxito de la organización, no a características de la persona que no tienen que ver con su rendimiento como son la edad, el sexo o la antigüedad en la organización.
Para algunos autores (Gómez Mejía) habría que distinguir entre desempeño y rendimiento .Mientras que el rendimiento se refiere al resultado final del trabajo, el desempeño contempla también el proceso o la manera de hacer el trabajo.
Puchol (2003) describe la Evaluación del Desempeño (EDD) como un procedimiento continuo, sistemático, orgánico y en cascada, de expresión de juicios acerca del personal de una empresa, en relación con su trabajo habitual, que pretende sustituir a los juicios ocasionales y formulados de
acuerdo con los más variados criterios. La evaluación tiene una óptica histórica (hacia atrás) y prospectiva (hacia delante), y pretende integrar en mayor grado los objetivos organizacionales con los individuales.
Según este autor, la evaluación se produce de forma vertical, cada persona es evaluada por su jefe inmediato y éste, a su vez, es evaluado por un jefe de un nivel superior. De esta forma, el máximo responsable (director) sería sólo evaluador y en el nivel más bajo, las personas serían evaluadas pero no serían evaluadores.
Pereda y Berrocal incluyen dentro del concepto de rendimiento cuatro aspectos:
Cantidad y calidad de los servicios producidos por el trabajador.
Forma de comportarse en su puesto de trabajo.
Medios que utiliza el trabajador.
Integración  con los valores, cultura y objetivos de la organización.
Algunos trabajadores y evaluadores creen que la evaluación se realiza con el objetivo de premiar o castigar el desempeño y tienden a considerarlo como un examen o un juicio. No es extraño que piensen así, ya que la evaluación se ha utilizado en muchas ocasiones de forma automática para toma decisiones sobre la retribución y promoción de los trabajadores. Sin embargo, su objetivo es más amplio. Lo que pretende es identificar los aspectos que necesitan ser mejorados para establecer planes de formación, reforzar sus técnicas de trabajo y gestionar el desarrollo profesional de sus trabajadores.
Estas ideas erróneas deben trabajarse muy bien antes de implantar un sistema de evaluación del desempeño si no queremos que sea un rotundo fracaso. La evaluación debe realizarse de forma constructiva, con el objetivo de mejorar. Sólo así se conseguirá la participación activa de todos los implicados en el proceso.1


 
1. Tomado del libro ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS de CHAVIENATO.


Para ver presentación seguir la siguiente enlace  




2 comentarios:

  1. Es muy importante, el entrenamiento del personal en cuanto a las Actitud y la Aptitud, eso hace que el personal se desempeñe mejor en sus labores

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  2. Es muy importante, el entrenamiento del personal en cuanto a las Actitud y la Aptitud, eso hace que el personal se desempeñe mejor en sus labores

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